Công ty Hồng Kông: Các yêu cầu tuân thủ hàng năm

Tất cả các công ty TNHH tại Hồng Kông đều phải nộp báo cáo lợi nhuận theo luật định (statutory returns) cho các cơ quan chức năng đúng hạn, tuân thủ quy định của Cơ quan đăng ký (Companies Ordinance - CO) và Cục Doanh thu Nội địa (Inland Revenue Ordinance - IRO).

Trong trường hợp doanh nghiệp không tuân thủ các quy định nêu trên, giám đốc, cổ đông, chủ sở hữu hưởng lợi, thư ký và các thành viên khác được cấp phép hoặc ủy quyền sẽ phải chịu trách nhiệm, bị truy tố và phạt tiền nếu bị kết tội. Do đó, doanh nghiệp cần chú ý đến các yêu cầu pháp lý hàng năm của công ty để đảm bảo rằng công ty nước ngoài tại Hồng Kông vẫn hoạt động và duy trì tình trạng tốt, tránh các rủi ro về pháp lý có thể phát sinh.

Bài viết dưới đây của Global Offshore Company hy vọng sẽ cung cấp các kiến thức cần thiết về các thủ tục cần thiết để duy trì và đảm bảo hoạt động bình thường của công ty Hong Kong offshore.

1. Báo cáo hàng năm (Annual Return)

Báo cáo hàng năm (Mẫu NAR1) phải được nộp trong vòng 42 ngày sau ngày kỷ niệm thành lập công ty. Báo cáo này bào gồm các thông tin chi tiết về doanh nghiệp chẳng hạn như địa chỉ văn phòng đã đăng ký; danh sách cổ đông, giám đốc, thư ký công ty, v.v. tính đến ngày lập báo cáo.

Báo cáo thường niên cần phải được hoàn thành trong thời gian quy định, không được gia hạn hay kéo dài thời gian hoàn thành và nộp báo cáo. Công ty và tất cả nhân sự có liên quan đều phải chịu trách nhiệm truy tố nếu không nộp báo cáo hàng năm đúng hạn.

2. Gia hạn Đăng ký Kinh doanh cho công ty Offshore Hong Kong:

Giấy chứng nhận Đăng ký Kinh doanh (BRC) của công ty offshore tại Hồng Kông phải được gia hạn ít nhất một tháng trước ngày kỷ niệm thành lập công ty. Việc không gia hạn giấy phép này đúng thời hạn quy định có thể dẫn đến các hình phạt, bao gồm nhưng không giới hạn ở:

• Phạt tiền tối thiểu nhất là 300 đô la Hồng Kông vì gia hạn trễ
• Các hình phạt khác tùy từng trường hợp hoặc phải ra hầu toà
• Không thể tiếp tục kinh doanh tại Hồng Kông

Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hợp lệ phải được trình bày tại địa chỉ nơi thực hiện hoạt động kinh doanh.

3. Khai thuế thường niên

3.1. Báo cáo tài chính đã được kiểm toán

Các công ty offshore Hồng Kông phải lưu trữ hồ sơ đầy đủ về các giao dịch kế toán của mình và tất cả phải được nhập theo Chuẩn mực Báo cáo Tài chính Hồng Kông. Một số tài liệu nhất định có thể được yêu cầu để lập báo cáo tài chính như sau:

• Hóa đơn bán hàng & Biên lai
• Hợp đồng hoặc Thỏa thuận dịch vụ
• Sao kê ngân hàng
• Vận đơn
• Phiếu thanh toán​​
• Danh sách hàng tồn kho (bao gồm số lượng và giá thành đơn vị của từng mặt hàng)
• Hàng tồn kho quá hạn hoặc chậm luân chuyển
• Bảng lương, phiếu lương
• Các tài liệu khác được yêu cầu dựa trên hướng dẫn từ IRD

Báo cáo tài chính của năm hiện tại phải được kiểm toán bởi một kế toán viên công chứng được cấp phép (CPA) tại Hồng Kông, với các số liệu tương ứng của năm trước, bao gồm bảng cân đối kế toán, bảng ghi nợ - có và báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Báo cáo tài chính đã được kiểm toán phải được Hội đồng quản trị chấp thuận và các thành viên của công ty thông qua. Các công ty không hoạt động được miễn nộp bản kiểm toán báo cáo tài chính.

3.2. Nộp tờ khai thuế hàng năm

Cục doanh thu nội địa (IRD) thường ban hành tờ khai thuế lợi nhuận vào ngày 1 tháng 4 hàng năm cho hầu hết các công ty được mở tại Hồng Kông. Người nộp thuế phải hoàn thành và gửi tờ khai thuế cùng với báo cáo tài chính đã kiểm toán cho IRD trong vòng 1 tháng kể từ ngày phát hành được nêu trên biểu mẫu thuế. Tuy nhiên, thời hạn cụ thể có thể thay đổi tùy thuộc vào ngày kết thúc năm tài chính của công ty hoặc liệu công ty có xin yêu cầu gia hạn hay không.

Việc không nộp tờ khai thuế đúng hạn có thể dẫn đến hình phạt hoặc truy tố. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể phải trả nhiều thuế và phí phạt hơn. Nếu không có các thông tin khai báo, Chuyên viên thuế sẽ đưa ra đánh giá ước tính và yêu cầu mức thuế không bao gồm các khoản trợ cấp và khấu trừ của doanh nghiệp cho các khoản đóng góp.

4. Họp hội đồng cổ đông thường niên

Đại hội đồng thường niên (AGM) là cuộc họp bắt buộc hàng năm của các cổ đông công ty và tất cả các thành viên trong hội đồng quản trị. Trong AGM, công ty trình bày báo cáo tài chính hàng năm, xem xét hiệu suất làm việc trong năm qua và thảo luận về các chiến lược trong tương lai. Đây cũng là thời điểm để các cổ đông bỏ phiếu về các vấn đề quan trọng như bầu hoặc bầu lại giám đốc, bổ nhiệm kiểm toán viên, thảo luận và đưa ra quyết định về các vấn đề quan trọng ảnh hưởng đến hoạt động và quản trị của công ty.

Một Công ty TNHH thành lập tại Hồng Kông phải tổ chức AMG lần đầu tiên trong vòng 18 tháng kể từ ngày thành lập. AMG lần sau phải được tổ chức trong thời gian ít hơn 15 tháng kể từ lần trước và trong thời hạn 9 tháng sau khi kết thúc kỳ kế toán tham chiếu của Công ty.

Công ty Hồng Kông offshore không bắt buộc phải tổ chức ĐHCĐ trong các trường hợp sau:

• Tất cả công việc cần làm tại cuộc họp đều được thực hiện bằng nghị quyết bằng văn bản
• Công ty chỉ có một thành viên không bắt buộc phải tổ chức ĐHCĐ.
• Một nghị quyết bằng văn bản hoặc nghị quyết tại cuộc họp chung được tất cả các thành viên thông qua.
• Một công ty không hoạt động - không tiến hành bất kỳ hoạt động kinh doanh nào, hoặc không có bất kỳ giao dịch kế toán nào trong năm tài chính.

5. Báo cáo thu nhập của nhân viên công ty (Employer’s Return Filing)

Các công ty offshore Hồng Kông có nghĩa vụ nộp báo cáo theo Mẫu BIR56A và tất cả các mẫu liên quan (IR56B/E/F/G/M) cho tất cả nhân viên của mình với IRD, bất kể nhân viên đó làm việc trong hay ngoài Hồng Kông, miễn là tổng thu nhập của họ vượt quá giới hạn xác nhận trên Ghi chú và Hướng dẫn cho Mẫu BIR56A quy định.

Biểu mẫu này bao gồm thông tin chi tiết về tất cả nhân viên như thông tin cá nhân, thời gian làm việc và số tiền công được trả trong năm.

Trong trường hợp không có nhân viên nào được thuê, không hoạt động hoặc bị sa thải, công ty cần điền vào Mẫu BIR56A. Người sử dụng lao động phải lưu giữ hồ sơ bảng lương trong ít nhất bảy năm.

Nếu có bất kỳ thay đổi nào về thông tin chi tiết của nhân viên như điều khoản tuyển dụng, số chứng minh thư nhân dân,..v.v., công ty phải thông báo cho IRD. Nếu không nộp Tờ khai của Người sử dụng lao động đúng hạn có thể dẫn đến hình phạt hoặc thậm chí bị truy tố.

Kết luận:

Việc đảm bảo tuân thủ các yêu cầu hàng năm là rất quan trọng đối với các công ty offshore Hồng Kông để duy trì uy tín và tránh các hình phạt pháp lý và tài chính. Bằng cách tuân thủ các nghĩa vụ nêu trên, các công ty cam kết và đảm bảo về tính minh bạch và trách nhiệm giải trình với chính phủ. Việc tuân thủ kịp thời không chỉ hoàn thành các nghĩa vụ pháp lý mà còn thúc đẩy lòng tin với các bên liên quan và cơ quan quản lý sẽ hỗ trợ cho sự thành công và ổn định lâu dài của công ty.

Disclaimer: Bài viết này chỉ có giá trị tham khảo và không thay thế cho lời khuyên pháp lý hoặc chuyên môn. Anh/Chị nên tham khảo ý kiến của chuyên gia, luật sư hoặc những người có kinh nghiệm trong lĩnh vực liên quan trước khi đưa ra bất kỳ quyết định nào liên quan tới doanh nghiệp.